Pourquoi avoir recours à un logiciel de facturation ?

La facturation dans une entreprise est un poste important qui permet de retracer le chiffre d’affaires de la société. Malgré l’importance de la facturation, aucune réglementation n’oblige à avoir un logiciel de facturation dédié. Mais même si la règlementation n’oblige pas les entreprises à y avoir recours, beaucoup d’entre elles sont sensibles au sujet et s’engagent dans l’acquisition d’un tel logiciel.

Quels sont les avantages d’un logiciel de facturation ?

Un logiciel de facturation doit comporter des fonctionnalités minimum pour avoir un vrai attrait pour l’entreprise et quelle que soit la forme de votre société.

Tout d’abord, il doit être automatisé. Pour éviter les risques opérationnels, il est important que les factures s’intègrent automatiquement dans l’ERP. Certains logiciels proposent des modèles de factures pour éviter les erreurs. On le sait les factures doivent comporter des mentions légales obligatoires comme les mentions légales de la société, le montant de la TVA, le prix du bien ou du service rendu, le nom et l’adresse du client et son numéro de client. Les meilleurs logiciels de facturation proposent une synchronisation avec la banque. L’automatisation est donc un vrai atout pour éviter les erreurs, les doublons et avoir une comptabilité plus fiable.

Outre le suivi de sa comptabilité, certains logiciels de facture proposent des relances en cas d’impayés. Il suffit d’indiquer dans le logiciel les délais de paiement accordés au client puis les relances se génèrent automatiquement à la date souhaitée. C’est un vrai gain de temps pour les comptables mais également un suivi beaucoup plus rigoureux. Si la facture reste impayée, vous pourrez saisir un service de recouvrement pour obtenir le paiement contentieux de cette facture.

Le logiciel de facturation vous permettra de suivre votre comptabilité de manière plus rigoureuse

Comment choisir son logiciel de facturation ?

Les logiciels de facturation sont nombreux sur le marché et il n’est pas toujours facile de faire un choix éclairé. En tout état de cause, le prix du logiciel ne doit être le seul critère de choix. Il ne faut pas oublier que les moins chers sont souvent ceux qui proposent le moins de fonctionnalités. Avant de vous lancer dans votre achat, nous vous recommandons de sélectionner les fonctionnalités essentielles de votre logiciel. Pour certaines entreprises, la relance de facture n’est pas essentielle mais la synchronisation avec la banque semble indispensable. Certains logiciels peuvent gérer les devis puis se transformer en bon de commande et enfin finaliser par une facture acquittée. Ce type de logiciel est intéressant pour les auto-entrepreneurs qui ne disposent pas toujours d’un service comptable dédié. Il peut même exister une auto déclaration aux URSSAF pour les auto-entrepreneurs. C’est donc un gain de temps non négligeables pour tout ceux qui veulent se consacrer à leur activité et non aux formalités administratives. Il est également possible de faire appel à un intégrateur informatique qui saura vous proposer une solution clé en main (exemple d’ERP et comptabilité type Sage ligne 100c par exemple, qui dispose de nombreux modules allant du devis à la facture en passant par la compta et les moyens de paiement, la gestion électronique de document ou encore les factures dématérialisées avec des modules complémentaires).

Pour ne pas avoir de mauvaises surprises, nous vous recommandons de choisir des logiciels certifiés AFNOR plutôt que d’opter pour un logiciel de facturation gratuit. Il existe deux raisons essentielles à ce choix : la sécurité juridique de votre facturation et des données personnelles qu’elles contiennent et la seconde raison est le logiciel payant vous permettra d’obtenir régulièrement les mises à jours réglementaires obligatoires.

La vidéo qui suit vous donnera les conseils pour bien choisir votre logiciel de facturation :

Wolfpack

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Geek ultra-connecté, je rédige des actus sur le cinéma, la pop-culture, les sujets high-tech, jeux vidéo et informatique, mais aussi sur certains aspects de la vie pratique.

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